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HS, Archivlösung

Archivlösung zur Auftragsbearbeitung

Archivierung.jpgDie Dokumente, die Sie täglich mit Ihrer HS Auftragsbearbeitung erstellen, sind größtenteils steuerlich oder handelsrechtlich relevant und unterliegen daher gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

Wie viele Ordner füllen diese Unterlagen denn jährlich bei Ihnen? Bei genauer Prüfung sind es je nach Unternehmensgröße leicht 20 bis 50 Ordner, um die das Papierarchiv pro Jahr wächst.

Mit Hilfe der komfortablen Archivlösung zur HS Auftragsbearbeitung können Sie automatisch Angebote, Lieferscheine, Ausgangsrechnungen etc. beim Drucken, e-mail-Versand oder Belegexport archivieren – inklusive Verschlagwortung. Gleiches gilt für Einkaufsbelege, die Sie mit der HS Auftragsbearbeitung erstellen. Was mit den elektronisch archivierten Belegen nach Ablauf der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist passieren soll, kann je nach Belegart individuell geregelt werden.

Sie sparen somit wertvolle Arbeitszeit für die Ablage bzw. datenschutztechnisch sichere Vernichtung der Papierdokumente. Bereits bei jährlich 20 Ordnern à ca. 500 Blatt kommen rund 10.000 Blatt Papier zusammen, die es zu bedrucken, richtig abzulegen und letztendlich wieder zu vernichten gilt. Darüber hinaus minimieren Sie Ihre Lagerkosten.

 

Archivlösung zur Finanzbuchhaltung

Mit der Archivlösung für das HS Finanzwesen und die HS Finanzbuchhaltung können Sie alle wichtigen Dokumente aus den HS Anwendungen revisionssicher elektronisch archivieren. Das spart Zeit, Platz und Geld – und ist sicherer als die Papierablage.

Fi_Archivloesung.jpgSchluss mit dem Papierkrieg

Drucken, Abheften, Wegtragen: Noch immer geben viele Unternehmen Journale, Kontoblätter und weitere kaufmännische Dokumente auf Papier aus und verfrachten alles ins Papierarchiv. Dort müssen die Unterlagen aufgrund gesetzlicher Vorgaben oft zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Die Folgen des Papierkriegs: Das Archiv quillt über, auf den Schreibtischen der Sachbearbeiter stapeln sich die Ordner mit Handakten, und Suchvorgänge gestalten sich mit der Zeit immer ineffizienter und mühsamer. Die neue Archivlösung von HS räumt damit auf.

Ordnung auf Knopfdruck
Die HS Archivlösung bringt Ordnung in die Dokumentenflut:

  • Automatische und schnelle elektronische Archivierung aller relevanten mit den HS Programmen zur Finanzbuchhaltung erzeugten Dokumente (Kontoblätter, Journale etc.) .
  • Aufruf archivierter Dokumente über die Benutzeroberfläche des HS Finanzwesens beziehunsgweise der HS Finanzbuchhaltung: Die Dokumente stehen in einer zentralen Übersicht sowie thematisch zugeordnet in den Arbeitsgebieten zur Verfügung.
  • Festlegung der Grundeinstellungen zur automatischen Archivierung (zum Beispiel Ablagestruktur und Verschlagwortung) an zentraler Stelle im HS Finanzwesen bzw. der HS Finanzbuchhaltung.
  • Optimales Zusammenspiel mit dem HS Finanzwesen beziehungsweise der HS Finanzbuchhaltung dank Vollintegration.

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