IT-Systemhaus · IT-Loesungen · Software-Produkte · Softwarehaus · Netzwerk · Web-Entwicklung · IT-Schulungen · individuelle Entwicklung ·

BauProCheck

Projektorganisation- & Informations-System mit Projekttagebuch

 

Projektorganisation
vom Suchen zum Informationspool

BPC-Projektorganisation.jpg

  Hatten Sie auch schon mal die Vision ....
... Sie kommen morgens ins Büro und erhalten automatisch eine komplette Übersicht über den Stand Ihrer aktuellen Projekte? Ihre Terminliste erscheint auf Tastendruck.
Sie sehen, wer vom Team außer Haus ist, was dringend erledigt werden muss,
wer für Sie angerufen hat und was am Vortag - als Sie auswärts waren - passiert ist? Die Bautagebuchberichte von gestern liegen bereits schriftlich vor und
auf Ihrem Bildschirm sehen Sie ein aktuelles Videobild Ihrer Baustelle ...

"Nichts ist mächtiger, als eine Idee, deren Zeit gekommen ist..."

 

Transparente und durchgängige Projektorganisation sichert Ihnen Vorsprung und Erfolg

Bauprojekte sind sehr komplex: enge Termine, viele Projektbeteiligte, hohe Qualitätsanforderungen, hohes Kostenrisiko. Eine Flut von Informationen und Terminen ist ständig im Griff zu behalten. Manuell ist dies unmöglich. Deshalb wird eine EDV-gestützte, durchgängige und effiziente Projektorganisation für das gesamte Team benötigt. BauProCheck wurde speziell für den Einsatz im Bauwesen entwickelt und bietet eine durchgängige Organisation für Planung, Bauleitung und Ausfüh-rung. BauProCheck ist bundesweit mehr als 1000-mal im Einsatz und hilft, kleine, große und allergrößte Projekte erfolgreich zu organisieren.
Das Organisationsmodell zeigt Ihnen im Überblick den Leistungsumfang und die zahlreichen intelligenten Verknüpfungen.
Im Mittelpunkt steht ein "Projekttagebuch", in dem alle Aufgaben und Ereignisse dokumentiert sind. Dies erfolgt teilweise sogar automatisch über sogenannte "Regelabläufe", sprich Geschäftsprozesse. D.h. für Sie: Projekttransparenz und Qualitätsmanagement sind zu jedem Zeitpunkt auf einfachste Weise gewährleistet.
Auf sämtliche Projektdokumente (Word-, Excel- und beliebige andere Dateiformate) greift man einfach über das Ereignis im Projekttagebuch zu, ohne sich um Benennung, Speicherort oder Programm kümmern zu müssen. Das ist sehr einfach und geht viel schneller als sonst üblich. Da auch alle E-mails inkl. Attachements enthalten sind, erhalten Sie ganz nebenher eine vollständige und transparente Projektdokumentation.
Je nach Bedarf wird der BauProCheck-Kern mit Spezialmodulen wie z.B. Planverwaltung oder Mängelmanagement erweitert (in der Graphik blau hinterlegt).
Kern und Module greifen auf durchgängige Projekt- und Stammdaten zu, die nur einmal gepflegt und für viele Aufgaben parallel genutzt werden.
Alle Inhalte, also Arbeitsabläufe, Aufgaben, Ressourcenzuordnung und Vorlagen sowie Schnittstellen zu anderen Programmen können individuell angepaßt werden. Das integrierte Berichtswesen ermöglicht die Übernahme Ihrer Büro-CI und gibt Ihrer Außenwirkung ein professionelles Gesicht.
Zum zeitsparenden Datenaustausch mit externen Systemen und Projekt-servern sind Schnittstellen (gelb) vorgesehen.
Technisch setzt BauProCheck auf Ihrer vorhandenen IT-Infrastruktur auf. Dies ermöglicht eine


Software für Projektorganisation

Vom Suchen zum Informationspool
1994 wurde im Büro der Architekten Werkgemeinschaft Böhme Hilse ein EDV-gestütztes Projektorganisationssystem eingeführt, das mittlerweile an allen 14 Arbeits-plätzen als zentrales Arbeitsmittel genutzt wird. Mit der Akquisition größerer Bauaufgaben waren die Anforderungen an die Projektorganisation stetig gewachsen.

BPC-Projektransparenz.jpg

Schon als das Büro 1984 gegründet wurde, hatte man damit begonnen, in allen Bereichen möglichst mitarbeiterunabhängige Organisationsstrukturen aufzubauen. So gab es schon früh Musterformulare für den Schriftverkehr, Formulare für alle Arten von Kalkulationen, Regeldetails und vieles mehr. Vom Einsatz der EDV versprach sich das Architekturbüro dann die Perfektionierung des Systems.

In der Praxis musste aber gelernt werden, dass für die Mitarbeiter die konsequente Anwendung dieser Hilfsmittel nicht immer leicht war: Zu viele verschiedene Programme waren letztendlich im Einsatz, Dateien waren in individuellen Bezeichnungen in irgendwelchen Verzeichnissen auf verschiedenen Rechnern abgelegt. Statt in Ablagen zu wühlen, durchsuchte man nun Festplatten.

Was in dieser Situation dringend gewünscht wurde, war ein durchgängiges EDV-System, das die unterschiedlichen Programme im Büro miteinander verbindet. Es sollte gleichzeitig als zentrales Projektinformations- und Kommunikationssystem dienen und wirkungsvoll die Qualität in der Projektabwicklung verbessern.

Diese und andere Anforderungen erfüllt BauProChec!

BPC-Projektabwicklung.jpg

 

Projekttagebuch

Der Kern des Systems ist das so genannte Projekttagebuch, an das eine Reihe von Zusatzmodulen organisch anknüpfen.
Im Projekttagebuch werden wie in einem Logbuch alle relevanten Projektereignisse erfasst. Ein solches Projektereignis kann eine Information, ein eingehendes Schriftstück oder ein Plan sein, meistens jedoch handelt es sich um zu erledigende Aufgaben. Zum Ereignis werden sowohl die Projektbeteiligten (Geschäfts- und Ansprechpartner), das Erfassungs- und das Erledigungsdatum, die Art und die Wichtigkeit des Vorganges notiert, wie auch eventuell zugehörige Dokumente, Pläne, Fotos, etc.

Sobald der Vorgang einem internen Bearbeiter zugeordnet wird, überträgt das Programm die jeweiligen Aufgaben zugleich in die persönliche Aufgabenliste des Zuständigen. Der erkennt am Datum und an farbigen Markierungen auf einen Blick, ob eine Aufgabe bereits erledigt wurde, noch Zeit zur Erledigung bleibt (grün) oder diese bereits überfällig ist (rot).

Natürlich dient das Projekttagebuch nicht nur der Erfassung von Ereignissen, sondern gibt auch zuverlässige Auskunft auf eine Vielzahl von Fragen: Über frei einstellbare Selektionen können beispielsweise alle Gewährleistungsfristen mit den eventuell anstehenden Baustellenbegehungen aufgelistet werden.

Ob anstehende Submissionen oder unbearbeitete Mängel - diese und andere Auswertungen erhält man auf Tastendruck und erreicht so eine für alle Beteiligten vorher nicht gekannte Transparenz in der Projektabwicklung.

Natürlich steht das Programm auch dem Bauleiter vor Ort auf seinem separaten PC zur Verfügung. Durch einen täglichen Datenaustausch, der Projektinformationen, Adressen und angehängte Dokumente umfasst, wird dafür gesorgt, dass im Büro und auf der Baustelle immer derselbe Informationsstand herrscht. Der Datenaustausch geht dabei so schnell, dass er auch tatsächlich täglich durchgeführt wird.

BPC-Projekttagebuch.jpg

"Das Geheimnis der Freiheit ist der Mut."

Kettenreaktion in der Qualitätssicherung

Das andere Anliegen, die Qualitätssicherung in der Projektorganisation, unterstützt die Software durch ein weiteres Merkmal.

So genannte „Aktionskette" bzw. „Regelabläufe" verknüpfen Initial- und Folgeereignisse logisch mit- einander. Aktionsketten können beliebig definiert werden und stellen sozusagen die bei einem Qualitätsmanagementsystem geforderten Handlungsanweisungen dar.

BPC-Qualitaetssicherung.jpg

Die Bauleitung stellt zum Beispiel einen Mangel auf der Baustelle fest, der als Ereignis Mangel im Projekttagebuch festgehalten wird. Nun generiert das Programm automatisch alle notwendigen Folgeereignisse, sprich Aufgaben: Die Meldung des Mangels an den Auftragnehmer mit Fristsetzung zur Behebung, den Nachkontrolltermin für den Bauleiter und gegebenenfalls auch den notwendigen Nachtermin bei Nichtbeachtung des ersten Termins.

Diese Aufgaben werden ebenfalls automatisch den jeweils zuständigen Bearbeitern (Sekretariat, Bauleitung, Projektleitung) zugeordnet.

Selbstverständlich stehen im System auch die zugehörigen Musterbriefe zur Verfügung, die das Programm mit richtiger Adresse, Datum, Betreff, etc, generiert.

BPC-Rationalisierung.jpg

Der automatisierte Schriftverkehr hat im Sekretariat des Büros zu einer enormen Rationalisierung bei allen Routineschreiben geführt. Ebenso die automatisch im Hintergrund geführten Listen der Projektbeteiligten, die jederzeit auf einen zentralen, aktuellen Adressenbestand zugreifen. Ganz im Gegenteil zu früher wird heute jede Adresse nur noch ein einziges Mal im Büro geschrieben. Danach steht sie allen Bearbeitern stets zur Verfügung. BPC-Organisationsmodell.jpg

Projekttagebuch: Warum und wie?

Im Projekttagebuch sind die Projektbeteiligtenlisten, die projektübergreifenden Such- und Wiedervorlagefunktionen, alle Funktionen zur Briefautomatik und Dokumentenverwaltung, die Verfahren und Regelabläufe, Schnittstellen zu anderen Programmen und alle Datenim- und -exporte enthalten.

Systemkern mit BPC-Dokumentenverwaltung.jpg

Termin- und Aufgabenkontrolle
Vorgangssteuerung
Dokumentenverwaltung
Projektinformation
Projektdokumentation
Büroorganisation
Qualitätsmanagement
Projekttagebuchstruktur "Wer, Wann, Was?"
Ereignis mit internen und externen Beteiligten
Soll-/Ist-Datum, Erledigt ja/nein
Kurz-/Langtext, Auftrag, Dringlichkeit
Wichtigkeit, Dokument, Zugriffssperre.
 

Projektinformationssystem

Darstellung der Projekthistorie wahlweise nach inhaltlichem Zusammenhang oder nach Soll-/Ist-Datum, jederzeit umschaltbar
Datumssortierung, nach Wochen gegliedert.
Stichwortsuche in Kurz- und Langtext.
Standardabfragen, Selektionen.
Akquisition: Anfragen, Interessenten, Angebote, konsequente Wiedervorlage.
Projektmeilensteine: Projektbeginn, Baugenehmigung, Auflagen,
Submission, Auftragsvergabe, Baubeginn, Sonderwünsche, Änderungen,
Mängel, Bauende, Abnahme, Gewährleistungsfristen, Bürgschaften.
Postein-/-ausgang, Emails, Faxe.
Planeingang, Planversand.
Telefonnotizen, interne Informationen.
Rechnungsein-/-ausgang, Rechnungsprüfung, Freigaben, Zahlungen.

BPC-Projektinformationssystem.jpg

 

Auswahl von Bauvorhaben, die unsere Kunden mit BauProCheck- Einsatz in Planung, Bauleitung, Bauüberwachung oder Projekt-steuerung realisieren

BPC-Bauvorhaben.jpg

 

  • Mercedes-Center
  • Salzufer Berlin 
  • Umbau Hbf Frankfurt 
  • Technologiepark Budapest 
  • Posttower, Bonn 
  • Arena, München 
  • Einkaufszentren in ganz D
  • Kronen-Carré, Stuttgart
  • Porsche-Museum, Stuttgart
  • Messe Erfurt
  • Messe Hannover
  • Robert-Bosch-Krankenhaus, S
  • Institutsgebäude Bayer, LK
  • Siemensniederlassung, S-Deger
  • Sport, Stuttgart
  • SV-Versicherung, S Löwentor
  • GETRAG, Untergruppenbach
  • Terminal 2, Flughafen Köln-Bonn
  • Umbau Börse Stuttgart
  • SIMT, Stuttgart
  • Neue Landesmesse Stuttgart



 

Nur wer für den Augenblick lebt, lebt für die Zukunft.

IQBAL-Simulations-Partner_klein.jpg  SYSTEME GMBH

Heiser Weg 51, 27616 Hollen
Tel. +49 (0)4748-94 99 0 | Fax : +49 (0)4748-9499 31
E-Mail : iq-system@iqbal.de