BauProCheck

Projektorganisation- & Informations-System mit Projekttagebuch

... Sie kommen morgens ins Büro und erhalten automatisch eine komplette Übersicht über den Stand Ihrer aktuellen Projekte? Ihre Terminliste erscheint auf Tastendruck. Sie sehen, wer vom Team außer Haus ist, was dringend erledigt werden muss, wer für Sie angerufen hat und was am Vortag - als Sie auswärts waren - passiert ist? Die Bautagebuchberichte von gestern liegen bereits schriftlich vor und auf Ihrem Bildschirm sehen Sie ein aktuelles Videobild Ihrer Baustelle ...

 "Nichts ist mächtiger, als eine Idee, deren Zeit gekommen ist..."

Projekttagebuch

Das Projekttagebuch ist das Kernmodul von BauProCheck. Es führt die gesamte Projekt- und Adressenstruktur und enthält die Definition der Daten- und Ablauf-organisation. Es ist Voraussetzung für den Einsatz aller Module.

Im Projekttagebuch sind die Projektbeteiligtenlisten, die projektübergreifenden Such- und Wiedervorlagefunktionen, alle Funktionen zur Briefautomatik und Dokumentenverwaltung, die Verfahren und Regelabläufe, Schnittstellen zu anderen Programmen und alle Datenim- und -exporte enthalten.

Die "light"-Version hat einen schmaleren Leistungsumfang ohne Dokumentenverwaltung, Regelabläufe, Programmschnittstellen und Datenim- und -exporte.

Über das Programm

Basis des Projekttagebuchs sind intelligent verknüpfte Datenbanken zur strukturierten Datenerfassung und die konsequente, zeitsparende Weiterverwendung einmal eingegebener Daten. Projekttagebuch und alle Module nutzen dieselben Stammdaten, Adressen und Projektbeteiligtenlisten.

Der Kern, das Projekttagebuch

Im Projekttagebuch werden wie in einem Logbuch alle relevanten Projektereignisse erfaßt. Ein solches Projektereignis kann eine Information, ein eingehendes Schriftstück oder ein Plan sein, meistens jedoch handelt es sich um zu erledigende Aufgaben. Zum Ereignis werden sowohl die Projektbeteiligten (Geschäfts- und Ansprechpartner), das Erfassungs- und das Erledigungsdatum, die Art und die Wichtigkeit des Vorganges notiert sowie auch eventuell zugehörige Dokumente, Pläne, Fotos etc. angehängt.

Sobald der Vorgang einem internen Bearbeiter zugeordnet wird, überträgt das Programm die jeweiligen Aufgaben zugleich in die persönliche Aufgabenliste des Zuständigen (ToDo-Listen). Dieser erkennt am Datum und an farbigen Markierungen auf einen Blick, ob eine Aufgabe bereits erledigt wurde, noch Zeit zur Erledigung bleibt (grün) oder diese bereits überfällig ist (rot).

Natürlich dient das Projekttagebuch nicht nur der Erfassung von Ereignissen, sondern gibt auch zuverlässige Auskunft auf eine Vielzahl von Fragen: Über frei einstellbare Abfragen (Selektionen, Filterungen) können beispielsweise alle Gewährleistungsfristen mit den eventuell anstehenden Baustellenbegehungen aufgelistet werden.

Ob anstehende Submissionen oder unbearbeitete Mängel - solche und andere Auswertungen erhält man auf Tastendruck und erreicht so eine für alle Beteiligten vorher nicht gekannte Transparenz in der Projektabwicklung

Die Email-Anbindung ermöglicht die Auswahl und Übernahme von eingegangenen Emails (mit allen Attachments) in die jeweiligen Projekttagebücher. Zu versendende Emails werden gleich im Projekttagebuch im Zugriff auf die einmal gepflegte Adressendatei geschrieben und dann zum Versand an Microsoft Outlook weitergegeben. Damit ist ohne zusätzlichen Arbeitsaufwand für eine projektbezogene Dokumentation empfangener und versandter Emails gesorgt.

Ab Version 3.4 gibt es einen Datenaustausch mit Outlook für Adressen, Termine und Aufgaben. Damit können auch PDAs und Palms an BauProCheck angeschlossen werden.

Ein praxisgerechtes Berichtswesen wird mit einer Reihe von vordefinierten Berichten gleich standardmäßig mitgeliefert. Weitere Berichte können über den integrierten Berichtsgenerator individuell kreiert werden. Alle Daten- und Funktionsbeschreibungen sind im Technischen Handbuch einsehbar.

Natürlich steht das Programm auch dem Bauleiter vor Ort auf seinem separaten PC zur Verfügung. Durch einen täglichen, schnell ablaufenden Datenaustausch, der Projektinformationen, Adressen und angehängte Dokumente umfaßt, wird dafür gesorgt, daß im Büro und auf der Baustelle immer derselbe Informationsstand herrscht.

BauProCheck ist ein wichtiger Baustein im täglichen Qualitätsmanagement. Regelabläufe und hinterlegte Musterdokumente sorgen dafür, daß ohne Aufwand einheitlich gearbeitet wird.

BauProCheck verknüpft die bislang eingesetzte Software zu einer Gesamtlösung und vereinfacht die Arbeit mit den unterschiedlichen Programmen erheblich. Viele individuelle Einstellungen, Layouts und Schnittstellen ermöglichen es, BauProCheck für die Anforderungen jeder Firma individuell zu konfigurieren.

Das Ergebnis ist ein einmal vorhandener, durchgängiger und übersichtlicher Datenbestand an Adreß- und Projektdaten, an den die Zusatzmodule organisch anknüpfen und das Projekttagebuch mit ihren spezifischen Daten ergänzen.

Als sogenannte "Fachware" gibt es zur Software BauProCheck fixfertige Regelabläufe und Dokumentensammlungen für Architekten/Ingenieure, Handwerker und Baufirmen sowie für Bausachverständige.

BauProCheck steht als Einzelplatz und Netzwerklösung mit und ohne Datenaustausch zur Verfügung.

 Leistungsumfang Projekttagebuch

• Einzelplatz-, Mehrplatz- und Netzwerksysteme, Ausbildungslizenzen, Studentenversion.
• aktualle Windows Versionen sowie 9x, NT, 2000, XP
• Datenbanksystem
• Integration von MS-Office
• Windows-Oberfläche, Maus- und Tastaturbedienung, Hotkeys
• Datenausgabe auf Bildschirm, Drucker, Datei in verschiedenen Dateiformaten
• Mehrplatz-Versionen mit Datenreplikation ("PC-PC-Datenaustausch"). Datenreplikation umfasst Projektdaten, Stammdaten und Dokumente. *
• Freie Programm- und Projektverzeichnisstruktur
• Soweit fremdprogrammseitig möglich, Anschluß von Windowsprogrammen über DDE-Steuerung, z.B. Word, Excel, Acrobat Reader, Archivierungs-, Terminplanungs-, Bildbearbeitungssoftware., z.T. mit Parameterübergabe. *
• Emailfunktion über MAPI (MS-Outlook/Express) *   
  
• Individuell einstellbare Infolisten für die Darstellung von Stammdaten am Bildschirm
• Integrierter Berichtsgenerator: Freie Gestaltung der Druckausgaben nach Inhalt, Sortierung, Layout, Logos, Graphiken *
• Freie Importschnittstellen für Adressen, Ereignisse, Raumbücher *
• Freier Terminimport aus Terminplanungsprogrammen: Berechnete Projekttermine werden direkt ins Projekttagebuch übernommen. *
• Freie Exportschnittstellen für alle BauProCheck-Daten. Formate: Datenbank, Text, XML, HTML *
• In Zusatzmodulen frei verwendbare Felder und gestaltbare Bildschirmmasken
• Alle Module aus BauProCheck aufrufbar mit Zugriff auf BauProCheck-Stammdaten.
• Administrationsprogramm für Benutzer- und Systemverwaltung, Rechtevergabe, Reorganisation. Weitere Systemprogramme.
• Kopierschutz über Jahreslizenznummer
  * nicht enthalten in BauProCheck "light"

Vom Suchen zum Informationspool
1994 wurde im Büro der Architekten Werkgemeinschaft Böhme Hilse ein EDV-gestütztes Projektorganisationssystem eingeführt, das mittlerweile an allen 14 Arbeits-plätzen als zentrales Arbeitsmittel genutzt wird. Mit der Akquisition größerer Bauaufgaben waren die Anforderungen an die Projektorganisation stetig gewachsen.

Schon als das Büro 1984 gegründet wurde, hatte man damit begonnen, in allen Bereichen möglichst mitarbeiterunabhängige Organisationsstrukturen aufzubauen. So gab es schon früh Musterformulare für den Schriftverkehr, Formulare für alle Arten von Kalkulationen, Regeldetails und vieles mehr. Vom Einsatz der EDV versprach sich das Architekturbüro dann die Perfektionierung des Systems.

In der Praxis musste aber gelernt werden, dass für die Mitarbeiter die konsequente Anwendung dieser Hilfsmittel nicht immer leicht war: Zu viele verschiedene Programme waren letztendlich im Einsatz, Dateien waren in individuellen Bezeichnungen in irgendwelchen Verzeichnissen auf verschiedenen Rechnern abgelegt. Statt in Ablagen zu wühlen, durchsuchte man nun Festplatten.

Was in dieser Situation dringend gewünscht wurde, war ein durchgängiges EDV-System, das die unterschiedlichen Programme im Büro miteinander verbindet. Es sollte gleichzeitig als zentrales Projektinformations- und Kommunikationssystem dienen und wirkungsvoll die Qualität in der Projektabwicklung verbessern.

Diese und andere Anforderungen erfüllt BauProChec! 

"Das Geheimnis der Freiheit ist der Mut."

Kettenreaktion in der Qualitätssicherung

Das andere Anliegen, die Qualitätssicherung in der Projektorganisation, unterstützt die Software durch ein weiteres Merkmal.

So genannte „Aktionskette" bzw. „Regelabläufe" verknüpfen Initial- und Folgeereignisse logisch mit- einander. Aktionsketten können beliebig definiert werden und stellen sozusagen die bei einem Qualitätsmanagementsystem geforderten Handlungsanweisungen dar.

Die Bauleitung stellt zum Beispiel einen Mangel auf der Baustelle fest, der als Ereignis Mangel im Projekttagebuch festgehalten wird. Nun generiert das Programm automatisch alle notwendigen Folgeereignisse, sprich Aufgaben: Die Meldung des Mangels an den Auftragnehmer mit Fristsetzung zur Behebung, den Nachkontrolltermin für den Bauleiter und gegebenenfalls auch den notwendigen Nachtermin bei Nichtbeachtung des ersten Termins.

Diese Aufgaben werden ebenfalls automatisch den jeweils zuständigen Bearbeitern (Sekretariat, Bauleitung, Projektleitung) zugeordnet.

Selbstverständlich stehen im System auch die zugehörigen Musterbriefe zur Verfügung, die das Programm mit richtiger Adresse, Datum, Betreff, etc, generiert.

Der automatisierte Schriftverkehr hat im Sekretariat des Büros zu einer enormen Rationalisierung bei allen Routineschreiben geführt. Ebenso die automatisch im Hintergrund geführten Listen der Projektbeteiligten, die jederzeit auf einen zentralen, aktuellen Adressenbestand zugreifen. Ganz im Gegenteil zu früher wird heute jede Adresse nur noch ein einziges Mal im Büro geschrieben. Danach steht sie allen Bearbeitern stets zur Verfügung.

Projekttagebuch: Warum und wie?

Im Projekttagebuch sind die Projektbeteiligtenlisten, die projektübergreifenden Such- und Wiedervorlagefunktionen, alle Funktionen zur Briefautomatik und Dokumentenverwaltung, die Verfahren und Regelabläufe, Schnittstellen zu anderen Programmen und alle Datenim- und -exporte enthalten.

Systemkern mit

• Termin- und Aufgabenkontrolle
• Vorgangssteuerung
• Dokumentenverwaltung
• Projektinformation
• Projektdokumentation
• Büroorganisation
• Qualitätsmanagement
• Projekttagebuchstruktur "Wer, Wann, Was?"
• Ereignis mit internen und externen Beteiligten, Soll-/Ist-Datum, Erledigt ja/nein, Kurz-/Langtext, Auftrag, Dringlichkeit, Wichtigkeit, Dokument, Zugriffssperre

Projektinformationssystem

• Darstellung der Projekthistorie wahlweise nach inhaltlichem Zusammenhang oder nach Soll-/ Ist-Datum, jederzeit umschaltbar
• Datumssortierung, nach Wochen gegliedert
• Stichwortsuche in Kurz- und Langtext
• Standardabfragen, Selektionen
• Beliebige individuelle Abfragen ("Selektionen"), z.B. nach Beteiligten, Zeiträumen, Ereignissen
• Gesamt- und Persönliche Wiedervorlage
• Neuigkeiten seit einem bestimmten Datum
• Wiedervorlage und Dokumentation für interne und externe Projektbeteiligte
• Akquisition: Anfragen, Anfragen, Interessenten, Angebote, konsequente Wiedervorlage
• Projektmeilensteine: Projektbeginn, Baugenehmigung, Auflagen, Submission, Auftragsvergabe, Baubeginn, Sonderwünsche, Änderungen, Mängel, Bauende, Abnahme, Gewährleistungsfristen, Bürgschaften
• Postein- und -ausgang, Emails, Faxe
• Planeingang, Planversand
• Telefonnotizen, interne Informationen
• Rechnungsein- und -ausgang
• Rechnungsprüfung, Freigaben, Zahlungen

Auswahl von Bauvorhaben, die unsere Kunden mit BauProCheck- Einsatz in Planung, Bauleitung, Bauüberwachung oder Projekt-steuerung realisieren

• Mercedes-Center
• Salzufer Berlin 
• Umbau Hbf Frankfurt 
• Technologiepark Budapest 
• Posttower, Bonn 
• Arena, München 
• Div. Einkaufszentren
• Kronen-Carré, Stuttgart
• Porsche-Museum, Stuttgart
• Messe Erfurt
• Messe Hannover
• Robert-Bosch-Krankenhaus, S
• Institutsgebäude Bayer, LK
• Siemensniederlassung, S-Deger
• Sport, Stuttgart
• SV-Versicherung, S Löwentor
• GETRAG, Untergruppenbach
• Terminal 2, Flughafen Köln-Bonn
• Umbau Börse Stuttgart
• SIMT, Stuttgart
• Neue Landesmesse Stuttgart

Nur wer für den Augenblick lebt, lebt für die Zukunft.

  SYSTEME GMBH

Heiser Weg 51, 27616 Hollen
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